Mesmo em um mundo de redes sociais, SMS, IRC, chats e apesar da maldição do SPAM eu ainda acho que o e-mail é a melhor forma de comunicação tanto pessoal quanto empresarial.

Mas quando você gerencia diversas contas como eu - mais de 10 pela última contagem - isso pode tornar-se uma tarefa complexa. Nesse post vou citar algumas dicas que eu andei lendo pela internet e acabei juntando para montar o fluxo que uso para gerenciar minhas caixas postais. Nesses exemplos eu vou usar o Mail.app mas acredito que seja fácil replicar as regras em outro aplicativo como o Thunderbird ou o Outlook. A primeira regra é: Inbox Zero! Sempre que um e-mail chega na caixa postal eu aplico a seguinte lógica:

  • Não é importante? Enviar para a lixeira
  • Posso responder agora? Respondo no exato momento
  • Preciso responder com calma? Sinalizo com uma bandeira Azul. Essa é uma opção do Mail.app para facilitar a gerência dos e-mails.
  • É muito importante e preciso guardá-la por mais tempo? Marco com uma bandeira Vermelha.

Ao aplicar essas regras eu não deixo nenhuma mensagem na caixa de entrada. Se existe uma mensagem não lida é porque eu ainda não tomei alguma decisão.

Depois de feita a primeira filtragem, e quando tenho tempo, eu respondo primeiro as mensagens marcadas em Azul. Depois de respondida eu removo a bandeira Azul ou substituo pela Vermelha para mantê-la na minha lista de importantes, que eu preciso tomar alguma outra decisão, ou mesmo para facilitar encontrá-la mais tarde.

Para facilitar a navegação entre as mensagens não lidas, Azuis ou Vermelhas eu criei algumas “Caixas de Correio Inteligentes”, recurso que a Apple adicionou ao Mail.app recentemente.

Criei as seguintes caixas

Agora basta navegar pelas caixas inteligentes para ter acesso rápido ao seu fluxo de gerenciamento. Eu facilitei ainda mais marcando a opção “Mostrar barra de favoritos” do Mail.app e arrastando as caixas para a barra. Também oculto a lista de caixas postais e tenho uma tela mais limpa, com mais espaço para as mensagens. A minha barra de favoritos ficou assim:

Esse fluxo não foi criado por mim. Juntei idéias de alguns artigos que li no Hacker News mas infelizmente não anotei os endereços. Se alguém lembrar a URL por favor adicione nos comentários. Odeio a idéia de “plagiar” alguém :)

Se tiver outras idéias de como gerenciar as caixas postais e quiser contribuir nos comentários eu agradeço.